Jahresbericht des Stadtarchivs pro 2012
Marc Hofer, Stadtarchivar blickt auf das Jahr 2012 zurück, welches von sichtbaren (personellen) Veränderungen geprägt war.
Berichterstatter: Marc Hofer, Stadtarchivar und Peter Heim, wiss. Mitarbeiter
1. Personelles
Mit dem Stellenantritt von Dr. Marc Hofer als wissenschaftlicher Mitarbeiter im Frühling dieses Jahres funktioniert das Stadtarchiv mit doppelter Kraft. Der grösste Teil der Arbeitszeit von Marc Hofer wurde durch die Begleitung des Projekt Records Management in Anspruch genommen. Die Erledigung der bisherigen Arbeiten war vornehmlich Sache des Stadtarchivars Peter Heim. Mit Beginn des Jahres 2013 wurden die Rollen vertauscht: Marc Hofer ist neuer Stadtarchivar, Peter Heim wirkt bis Ende des Jahres als wissenschaftlicher Mitarbeiter. Das Anstellungsverhältnis mit Dr. Eric Trautweiler, der bei der Digitalisierung der Einwohnerkontrollregister mitwirkte, ist auf Ende 2012 ausgelaufen.
Vom August bis Dezember 2012 war der jugendliche Cédric Branschi aus Solothurn als Praktikant im Stadtarchiv tätig.
2. Records Management
2013 wird die Einwohnergemeinde Olten die digitale Aktenführung (Records Management) flächendeckend einführen. Dafür wurden 2012 die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen:
- Rechtsgrundlagen: Zuhanden des Stadtrates wurde ein neues Reglement über Records Management und Archivierung erarbeitet. Dieses Reglement ersetzt die alte Archivordnung vom 2. Juni 2003. Es bildet erstmals eine einheitliche Rechtsgrundlage über den ganzen Lebenszyklus der geschäftsrelevanten Unterlagen von der Entstehung bis zur Archivierung. Mit diesem Reglement wird auch die Voraussetzung geschaffen für die gesetzeskonforme Anwendung des Öffentlichkeitsprinzips und des Datenschutzes. Zu diesem Reglement wurden diese weiteren Ausführungserlasse ausgearbeitet: Weisung über das Records Management (Grundlage für das neue Competence Center Records Management), Records Management Guidelines (Umsetzung des Records Managements durch die Records Manager/innen), Pocket Guidelines (Arbeitshilfe für alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung).
- Competence Center Records Management (CCRM): Das CCRM soll als Matrixorganisation funktionieren, in der alle Direktionen durch ihre eigenen Records Manager/innen vertreten sind. Gemäss dem neuen Reglement über Records Management und Archivierung sowie der Weisung über das Records Management wird das CCRM durch den Ausschuss CCRM begleitet, der die RM-Politik formulieren und als Bindeglied zwischen strategischer Führung und operativer Ebene funktionieren soll. Im Ausschuss sind der Stadtschreiber (Vorsitz), der Leiter Informatik, die Leiterin der Stadtkanzlei, drei Verwaltungsleitende und der Stadtarchivar vertreten. Mitglieder des CCRM sind der Stadtarchivar (fachliche Leitung) und die Records Manager/innen der einzelnen Direktionen mit ihren jeweiligen Stellvertretungen. Am 28. November 2012 hat ein Orientierungsabend und am 11. Dezember 2012 hat eine eintägige Schulung für die Records Manager/innen und ihrer Stellvertretungen stattgefunden. Das CCRM wird im Februar 2013 seine Arbeit aufnehmen.
- Geschäftsprozesse: Der Führungsprozess „Stadtratsgeschäfte“ sowie die beiden Supportprozesse „Posteingang bearbeiten“ und „Archivieren“ wurden unter Beteiligung aller Direktionen neu erarbeitet und gemäss der standardisierten Business Prozess Notifikation beschrieben. Die Implementation, Pflege und Weiterentwicklung dieser Prozesse wird durch das CCRM geschehen.
- Ordnungssystem (OS): Ab 2013 werden alle Unterlagen der Stadtverwaltung nach einem einheitlichen OS (Registraturplan) abgelegt werden. Dieses neue OS bildet alle Aufgaben der Einwohnergemeinde vollständig ab. Alle Direktionen erhielten die Gelegenheit, bei der Erarbeitung des OS mitzuwirken. Sie wurden auch in zwei Vernehmlassungen begrüsst und konnten zu den jeweiligen Entwürfen Änderungsanträge einbringen. Bis zur Einführung eines Records-Management-Systems wird dieses OS als Ordner-Struktur in der digitalen Ablage abgebildet werden.
3. Zuwachs, Erschliessung:
Die direkte Übernahme von Akten der Verwaltung ging auch in diesem Jahr weiter Dabei handelte es sich vor hauptsächlich um Baugesuche betr. abgebrochene Liegenschaften, um Original-Katasterpläne aus den Dreissigerjahren und zahlreiche Planmappen der Baudirektion aus der Zeit von 1969 bis 1989, die in den Kellerräumen des Sälischulhauses eingelagert waren. Am meisten Zeit nahm die Bewertung und Registrierung der im Jahre 2010 übernommenen Papierablagen aus dem Zwischenarchiv in Anspruch. Diese Arbeit wird auch im Jahre 2013 fortgesetzt.
Besonders ergiebig war auch in diesem Jahr wieder der Zugang privater Bestände. Besondere Erwähnung verdienen Akten von Firmen (Papierfabrik Biberist, Industriewerk Olten, Ascom AG Solothurn, Hans Maurer AG in Däniken, Hunziker AG Olten), Vereinsarchive (Ruderclub Olten, Schuhmacherverband Olten u. U., Stadtorchester Olten, Katholische Arbeiterbewegung Olten u. U., SP Trimbach) und Personennachlässe (Otto Kiefer, Wangen, Roland Wälchli, Zofingen)
Was die übrigen Firmenarchive betrifft, kann ich auf den Tätigkeitsbericht 2012 des Projekts Firmenarchive des Historischen Vereins des Kantons Solothurn verweisen, mit welchem das Stadtarchiv durch die Person des Archivars verbunden ist.
4. Transfer von Archivgut
Aufgrund des Stadtratsbeschlusses vom 13. Februar 2012 konnte in diesem Jahr der Musikalien-Transfer vom Stadtarchiv Olten in die Zentralbibliothek Solothurn in Angriff genommen werden. Die näheren Zusammenhänge wurden im letztjährigen Verwaltungsbericht dargelegt. Die Arbeiten sind noch immer im Gang.
Aus dem Nachlass des aus Olten stammenden Erzbischofs, Diplomaten und Heraldikers Bruno B. Heim (1911-2003) wurden im Berichtsjahr an die 50 Gegenstände dem Historischen Museum übergeben.
Das Stadtarchiv erhielt zudem eine umfangreiche Ablieferung aus dem Archiv des Walter-Verlags. Dieser Bestand soll dem schweizerischen Literaturarchiv übergeben werden. Entsprechende Abklärungen werden durch Mitarbeitende des Literaturarchivs durchgeführt.
5. Fotobestände
Im Hinblick auf die Erschliessung der Fotobestände legte das Berner Büro für Fotografiegeschichte von Markus Schürpf im August 2012 eine eingehende Expertise betr. Bewertung, Konservierung , Erschliessung und Umlagerung der fotografischen Bestände im Historischen Museum und im Stadtarchiv vor. Bezüglich des weiteren Vorgehens sei auf den Jahresbericht des Historischen Museums verwiesen, das in dieser Frage federführend ist.
6. Bibliothek und Online-Antiquariat
Die Handbibliothek des Stadtarchivs, die sich vor allem auf die Sammlung von stadtgeschichtlich relevanten Druckerzeugnissen konzentriert, erfuhr auch in diesem Berichtsjahr weiteren Zuwachs. Dabei muss noch einmal betont werden, dass sich diese Bibliothek aus lauter Gratiszugängen ergänzt, sodass der Stadt daraus keinerlei Kosten erwachsen. Das elektronische Bibliotheksverzeichnis ist auf dasjenige der Stadtbibliothek abgestimmt.
Die zahlreichen Dubletten werden in einem Online-Antiquariat öffentlich zum Kauf angeboten.
7. Betrieb
Im Berichtsjahr wurde das Stadtarchiv von rund 120 Personen aufgesucht, teils bloss zum Zweck einfacher Erkundigungen oder Verrichtungen, teils für aufwändige wissenschaftliche Recherchen. Neben Aufträgen aus Verwaltung und Politik hatte der Stadtarchivar wiederum Anfragen von Kultur- und Bildungsinstituten, Firmen oder Privaten im In- und Ausland zu kultur- und wirtschaftsgeschichtlichen bzw. genealogischen Themen zu bearbeiten und auch Besuchende (meist Studierende, Schülerinnen und Schüler verschiedener Altersgruppen) zu beraten. Die Anfragen der Einwohnerkontrolle hielten sich im bisherigen Rahmen. Aus Gründen des Datenschutzes werden Auskünfte über Personen ausschliesslich an autorisierte Amtsstellen erteilt.
8. Öffentlichkeitsarbeit
Das Interesse der Öffentlichkeit an speziellen Stadt- und Archivführungen sowie an regionalgeschichtlichen Publikationen und Vorträgen war auch in diesem Jahr wieder sehr gross. Anlässlich des schweizerischen Archivtages am 3. November konnten sich Interessierte anhand einer kleinen Ausstellung ein Bild von den vielfältigen Aufgaben des Stadtarchivs verschaffen. Als besondere Attraktion erzählte der in Olten lebende Schriftsteller Alex Capus von seinen Recherchen im Stadtarchiv. Ihm und dem Historischen Museum sei an dieser Stelle noch einmal speziell gedankt.
Olten, Febr. 2013 M. H./P. H.
